Regulacja terminowości załatwienia spraw przez organy administracji publicznej została zawarta w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego, zwłaszcza w dziale I, rozdziale 7. Przepisy tego rozdziału stanowią rozwinięcie podstawowych zasad postępowania administracyjnego, takich jak: zasada praworządności (art. 6 zasada pogłębiania zaufania (art. 8 zasada szybkości i prostoty postępowania (art. 12 Jak wyjaśnia Magdalena Jeziernicka z SMM Legal, najczęściej załatwienie sprawy polega na wydaniu decyzji administracyjnej, chyba że kodeks stanowi inaczej (art. 104 § 1 Jest to jednostronna czynność organu administracji publicznej, określającą konsekwencje stosowanej normy prawnej w sprawie indywidualnej w odniesieniu do konkretnie oznaczonego adresata. Inną prawną formą załatwienia sprawy jest podjęcie przez organ prawnie nakazanej czynności faktycznej, czy tzw. milczące załatwienie sprawy. - W orzecznictwie sądów administracyjnych (zob. wyrok NSA z dnia 5 stycznia 1993 r., SAB/Wr 47/92) słusznie podnosi się, iż wydanie postanowienia o wznowieniu postępowania także stanowi załatwienie sprawy, bowiem prowadzi do wstępnego rozpatrzenia wniosku strony zawartego w jej żądaniu o wznowienie – podkreśla. Terminy załatwienia sprawy administracyjnej przewidziane w można podzielić na: ogólne (art. 35 § 1 maksymalne (art. 35 § 3-3a art. 237 i 244 szczególne (art. 35 § 2; art. 35 § 4, art. 185). Kryterium różnicujące stanowi stopień skomplikowania poszczególnych rodzajów spraw. Ponadto ustawodawca do zachowania części z nich bezwzględnie zobowiązał organy administracji - „organy administracji publicznej obowiązane są”. Przed omówieniem poszczególnych terminów konieczne jest wskazanie, iż ich bieg rozpoczyna się w dniu wszczęcia postępowania administracyjnego w danej sprawie. Przy czym w postępowaniu wszczętym na żądanie strony jest nim data doręczenia żądania organowi (art. 61 § 3a a w postępowaniu odwoławczym - odwołania. - Co ważniejsze, termin załatwienia sprawy nie jest tożsamy z okresem trwania całości postępowania, gdyż pewnych okresów nie uwzględnia się w jego biegu (art. 35 § 5 Ustanowione przez ustawodawcę terminy dynamizują postępowanie, a przede wszystkim mają stanowić gwarancje dla stron i uczestników postępowania – tłumaczy Magdalena Jeziernicka. Terminy załatwienia sprawy w postępowaniu administracyjnym Art. 35 odnosi się do wszystkich spraw administracyjnych i jest przepisem podstawowym. Należy zwrócić uwagę, iż ustawodawca wyraźnie oddzielił i rozróżnił od siebie pojęcie „bez zbędnej zwłoki” i „niezwłocznie”. Zgodnie z art. 35 § 1 organ obowiązany jest załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki, a zatem dążyć do załatwienia sprawy w terminie krótszym niż wyznaczony. Natomiast – jak zaznacza Magdalena Jeziernicka, przez pojęcie „niezwłocznego załatwienia sprawy”, o którym mowa w art. 35 § 2 należy rozumieć sytuację, w której ze względu na jej okoliczności (np. przedstawione przez stronę wyczerpujące i jednoznaczne dowody, fakty notoryczne) możliwe jest załatwienie sprawy „od ręki”. Niemniej jednak to art. 35 § 1 należy przyznać walor ogólnej zasady postępowania dotyczącej terminów załatwienia spraw przez organy administracji. Ustawodawca wprowadził w również inne kategorie spraw i związane z nimi terminy. - Po pierwsze, sprawa wymagająca postępowania wyjaśniającego powinna zostać załatwiona w terminie miesiąca, a szczególnie skomplikowana – dwóch miesięcy (art. 35 § 3 Oczywiście regulacja nie pomija także postępowania odwoławczego, dla którego przewidziano miesięczny termin - dodaje. W odniesieniu do określonych spraw terminy załatwienia sprawy administracyjnej przewidziane w mogą być również zastąpione terminami z odrębnych ustaw. Ponadto nowelą z kwietnia 2017 r. dodano § 3a, w myśl którego załatwienie sprawy w postępowaniu uproszczonym powinno nastąpić nie później niż w terminie miesiąca – niezależnie od stopnia jej skomplikowania. Czytaj też: Urzędnicy nie chcą być ponaglani, skarga na przewlekłość od razu do sądu - Niemniej jednak kwalifikację danej sprawy, od której uzależniony będzie termin jej załatwienia, pozostawiono uznaniu organu orzekającego. Ponadto w literaturze przedmiotu trafnie podkreśla się, iż nie istnieją żadne podstawy do odgórnego generalizowania i automatycznego kategoryzowania spraw przez organ – podkreśla Magdalena Jeziernicka. Ponadto w oprócz terminów ustawowych wprowadzono terminy wyznaczane przez organ, np. art. 37 § 7 Warto dodać, iż ustawodawca przewidział również termin na rozpatrzenie sprzeciwu prokuratora (30 dni; art. 185 § 1 a także otrzymanego przez właściwy organ wniosku oraz skargi (art. 237 i art. 244 Konieczne jest również wspomnienie o ciekawej instytucji milczącego załatwienia sprawy przez organ administracji (art. 122a Ta forma działania administracji publicznej wywołuje skutek prawny, co do zasady pozytywny dla strony postępowania, gdyż oznacza uwzględnienie jej żądania w całości w terminie miesiąca bądź w terminie określonym przepisem szczególnym od otrzymania żądania przez organ. Niemniej jednak milczące załatwienie sprawy możliwe jest wyłącznie, gdy przewiduje to przepis szczególny. Konsekwencje niedochowania terminów Nieterminowość działań, a w konsekwencji niezałatwienie sprawy przez organ skutkuje naruszeniem podstawowych zasad postępowania administracyjnego. Konsekwencją jest również obowiązek zawiadomienia stron o niezałatwieniu sprawy w terminie i to niezależnie od rodzaju przyczyn (art. 36 - Wydaje się, iż zawiadomienie to powinno nastąpić jeszcze przed upływem terminu przewidzianego na załatwienie sprawy, a nowy termin winien mieścić się w ramach art. 35 – mówi Magdalena Jeziernicka. I dodaje, że w razie wniesienia ponaglenia organ obowiązany jest ustosunkować się do niego i złożyć stosowne wyjaśnienia (art. 37 § 4 Jest to szansa dla organu na obronę swoich racji i postawy w sprawie, której ponaglenie dotyczy. Przyjęta w orzecznictwie teza (zob. wyrok WSA w Warszawie z dnia 28 listopada 2017 r., VIII SAB/Wa 92/17), iż nieobecność w pracy pracownika zajmującego się daną sprawą nie stanowi żadnego usprawiedliwienia dla opieszałości organu, może być zdaniem Magdaleny Jeziernickiej bezpośrednio związana z art. 38 określającym odpowiedzialność porządkową bądź dyscyplinarną pracownika za niezałatwienie przez niego sprawy w terminie czy zbędne jej przedłużanie. Zobacz też: Klauzula lub zaświadczenie potwierdzą ostateczność decyzji Środki mobilizujące organy administracji publicznej do zachowania terminowości Ustawodawca zawarł w art. 37 definicje legalne odnoszące się do opieszałości organu – bezczynność oraz przewlekłość. Ten legislacyjny zabieg ma na celu zmniejszać ryzyko dokonywania przez organy administracji subiektywnej oceny wykładni przepisów prawa. Przez pojęcie bezczynności należy rozumieć niewydanie w terminie decyzji lub postanowienia, względnie aktu bądź niedokonanie stosownej czynności. W razie niezałatwienia sprawy w terminie strony mogą złożyć: ponaglenie (art. 37 § 1 pkt 1 skargę na bezczynność organu (art. 3 § 2 pkt 8 - W orzecznictwie sądów administracyjnych trafnie podkreśla się, iż nie każde przekroczenie przez organ ustalonych przez ustawodawcę terminów załatwienia spraw oznacza per se o pozostawaniu przez ten organ w stanie bezczynności (zob. wyrok WSA w Gdańsku z dnia 25 lutego 2021 r., III SAB/Gd 109/20) – mówi Magdalena Jeziernicka. Ponaglenie oraz skarga na bezczynność nie są środkami równoległymi, a zależnymi. Oznacza to, iż najpierw należy wnieść ponaglenie, a dopiero potem skargę. Ponaglenie co do zasady wnosi się do organu wyższego stopnia (art. 37 § 3 pkt 1 a w razie jego braku bezpośrednio do organu prowadzącego postępowanie, którego ponaglenie dotyczy (art. 37 § 3 pkt 2 Przewidziane w art. 37 § 3 pkt 2 rozwiązanie budzi pewne teoretycznoprawne wątpliwości. - Wydaje się, iż rozpatrzenie ponaglenia przez ten sam organ nie tyle narusza, ale jest oczywiście sprzeczne z zasadą pogłębiania zaufania (art. 8 - dodaje. W takiej sytuacji absolutnie nie można mówić o przewidzianej w treści tej zasady bezstronności, czy nawet równym traktowaniu. Skarga na bezczynność organu stanowi środek prawny mający na celu ochronę praw jednostek poprzez przymuszenie organu do podjęcia żądanego działania. Magdalena Jeziernicka zaznacza, że sąd kontroluje jedynie, czy organ administracji załatwił sprawę w terminie określonym przepisami czy też nie. Tym samym nie jest władny do bezpośredniego orzeczenia o prawach bądź obowiązkach skarżącego (Wyrok NSA z dnia 10 kwietnia 2001 r., I SAB 37/00). Skargę można wnieść w każdym czasie po uprzednim wniesieniu ponaglenia. Kieruje się ją do sądu administracyjnego (WSA), ale za pośrednictwem organu, którego skarga dotyczy. - Niewątpliwie interesująca jest możliwość uznania skargi (art. 54 § 3 przez organ przed przekazaniem jej do WSA - czy intencją ustawodawcy było wprowadzenie swoistego „prawnego straszaka” na organy administracji? Ponadto sąd może także z urzędu, bądź na wniosek strony orzec o wymierzeniu organowi grzywny lub przyznać od organu na rzecz skarżącego określoną sumę pieniężną (art. 149 § 2 - dodaje. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.